GoTask：工作模型（二） 查询和任务管理

上一篇里我说过，GoTask的三个要素是：提醒，分类和查询。但问题是：这三者是所有的时间管理软件都必须有的，那么GoTask和我们很熟悉的Outlook或者iCal有什么区别呢？

GoTask设计的主要目的是为了支持长期任务管理，而在我看来Outlook和iCal更适合管理短期任务。所以要回答这个问题，我们不妨先看看短期任务和长期任务的差异。

在我的经验中，多数情况下短期任务往往以小时为单位计算，这一点相信每一个Outlook用户都会很熟悉：当需要定义一个会议邀请时，Outlook总是以半小时为默认单位指定时间，而一个任务一般最长也就是全天，即所谓的All Day Event。但是Outlook并不擅长显示或处理持续时间超过一天的任务——或许重复任务（Recursive Tasks）算是一种，但其实际上是可以被分解的短期任务集合。在工作中我发现，我的同事们很少会在Outlook中大量定义跨天任务。

显然，两种任务在时间安排上的差异首先会影响任务提醒功能。Outlook中的提醒虽然选择很多，但其主要目的都是通知用户某个任务将要开始。有人也许会注意到在任务开始之后Outlook实际上无法自定义提醒的频度，那是因为它假设任务开始之后总是能在短期内完成，除非用户忘记，否则没有必要多次提醒。但长期任务则不同，它常常需要对用户做多次提醒。这主要是为了便于划分任务阶段，同时也是为了能定期确定进度。如果在Outlook中要做这件事，那就得定义多个项目，然后每个项目定义单独的提醒时机。

另一个问题是，我认为每个任务单独定义提醒频率的方案不适合长期任务。因为长期任务需要的提醒时机较多，如果每个任务都必须分别制定多个提醒时间，用起来比较麻烦；而且考虑到长期任务时间安排往往较灵活，我也没有必要将提醒定得过于死板。我的习惯是每周分两次检查任务列表，同时调整接下来几天的安排。所以长期任务的提醒方式最好是能统一定义的，比如要求提醒我所有“开始日期到今天大于十天，并且尚未完成的任务”。每次系统只需要查阅数据库里所有的项目，然后找到满足要求的就可以了。


那么现在问题就变成了：我怎么才能定义这样的提醒？我的设想是通过查询来完成。换句话说，我希望提醒规则是定义于每个查询，而非每个任务中。例如，假定一个任务需要持续四个星期，而我需要第一和第三个星期提醒一次，那么我可以设定两个查询：

1. 查找每个已经开始，并且起始日期在一周前的任务。
2. 查找每个已经开始，并且起始日期在三周前的任务。

这样随着时间推移，我就能得到两次提醒。同样地，这个规则还可以被应用到所有其他的任务去。这种做法的好处是：如果我需要修正提醒的时机或频率，只需修改查询的定义，而后所有工作任务的提醒规则都能相应地更新。在长期任务数量巨大的情况下，这种组织方式比Outlook的方案更容易管理。

这种设计在程序上还有一个好处：每个查询结果可以被再次利用。我可以用查询来构造一个简单的统计系统。比如我想知道过去两个星期里所有完成的任务占总任务的比例，我需要定义两个查询表达式，在得到查询的结果后做一个简单的百分比，就能得到我需要的数据。

最后，在我的设想中这种设计也应当能够在一定程度上处理短期任务，但需要一个前提：GoTask的时间计量必须支持到小时或分钟。这样我就能通过定义一个检查“开始时间在当前15分钟之后”的查询来模拟Outlook的行为了。


现在我们还剩下最后一个问题：分类。我将它留到下一篇中讨论。